Praca zdalna od kwietnia 2023 została uregulowana w Kodeksie pracy. Nowe przepisy nakładają nowe obowiązki na pracodawców, ale również pracownicy będą musieli przyzwyczaić się do zmian. Ponadto pracodawca będzie musiał wypłacić ekwiwalent lub ryczałt za pracę zdalną. Dowiedz się, co wprowadzają nowe przepisy:

Praca zdalna w Kodeksie pracy

Według nowych przepisów, od kwietnia 2023 praca będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo zdalnie. Miejsce jej wykonywania ma być wskazane przez pracownika, ale każdorazowo uzgodnione z pracodawcą; może to być adres zamieszkania pracownika.

Praca zdalna – obowiązki pracodawcy

Przepisy o pracy zdalnej nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi zdalnemu:

• materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy niezbędnych do pracy lub pokrycia związanych z tym kosztów,
• pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycia innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub regulaminie dot. pracy zdalnej.

Regulacje wewnątrzzakładowe dotyczące pracy zdalnej

Zgodnie z Kodeksem pracy, zakład pracy powinien określić zasady pracy zdalnej:

• w porozumieniu zawartym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub
• w regulaminie, jeśli nie dojdzie do zawarcia porozumienia albo gdy u pracodawcy nie działają organizacje związkowe, lub
• w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem, jeżeli nie zostało zawarte porozumienie ani nie został wydany regulamin, o których mowa wyżej.

Kiedy można ustalić wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika?

Takich uzgodnień można dokonać zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak również w trakcie zatrudnienia. W sytuacji, gdy praca zdalna zostanie uzgodniona w trakcie zatrudnienia, przepisy dają obu stronom umowy o pracę prawo do złożenia wiążącego wniosku o powrót do poprzednich warunków pracy i zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej.

Kiedy pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej?
Pracodawca może zlecić pracę zdalną w przypadku:

• stanu nadzwyczajnego,
• stanu zagrożenia epidemicznego,
• stanu epidemii
• oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, a także w okresie, w którym czasowo nie jest możliwe zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu pracy.

Przed wydaniem polecenia pracy zdalnej pracownik musi złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne umożliwiające pracę zdalną oraz że zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego i informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.
Takie polecenie pracy zdalnej pracodawca może cofnąć w każdym czasie, ale z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. Pracodawca powinien też niezwłocznie cofnąć polecenie pracy zdalnej, gdy pracownik zgłosi, że jego warunki lokalowe i techniczne zmieniły się na takie, które uniemożliwiają wykonywanie pracy zdalnej.

Kiedy pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną?

Pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną wtedy, gdy zostanie on złożony przez:

• pracownicę w ciąży,
• pracownika, który wychowuje dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
• pracownika, który sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
• rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności lub orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
• rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej pracownikowi rodzicowi?

W wymienionych wyżej przypadkach odmowa pracy zdalnej jest możliwa tylko ze względu na organizację pracy bądź rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Dodatkowo pracodawca musi poinformować pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej. Ma na to 7 dni roboczych od dnia, w którym pracownik złożył wniosek o pracę zdalną.

Te same zasady dotyczą też pracowników, którzy sprawują opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Złożenie wniosku o pracę zdalną przez pracowników z tych grup nie może być powodem do wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę.

Kontrola pracownika zdalnego

Nowe przepisy Kodeksu pracy dają pracodawcy prawo do przeprowadzania kontroli pracownika zdalnego w zakresie:

• wykonywania przez niego pracy zdalnej,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

W przypadku stwierdzenia uchybień, pracodawca może zobowiązać pracownika do ich usunięcia we wskazanym terminie albo cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej. W tym przypadku pracownik wróci do pracy stacjonarnej w terminie wskazanym przez pracodawcę.

Wycofanie się z pracy zdalnej

Ważną informacją jest to, że zarówno pracownik jak i pracodawca w trakcie trwania zatrudnienia mogą wystąpić z wnioskiem o powrót do tradycyjnej pracy stacjonarnej. Obie strony ustalają wtedy termin przywrócenia poprzednich warunków pracy, a jeśli nie uda im się dojść do porozumienia – następuje to po upływie 30 dni od dnia złożenia wniosku.